เนื้อหา
- ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร?
- ประวัติศาสตร์
- มันทำงานยังไง?
- ไม่มีข้อบกพร่องไม่มีความเครียด - คู่มือแบบเป็นขั้นตอนเพื่อสร้างซอฟต์แวร์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตโดยไม่ทำลายชีวิตของคุณ
- วิธีใช้ในโลกเทค
- ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- อนาคตของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
ที่มา: kchungtw / iStockphoto
Takeaway:
ด้วยการวางแผนการคำนวณการกำหนดตารางเวลาและการติดตามที่เข้าสู่โครงการได้สำเร็จจนทำให้ผู้คนจำนวนมากหันมาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อขอความช่วยเหลืออัตโนมัติ
การจัดการโครงการไม่ใช่แค่สำหรับผู้จัดการโครงการอีกต่อไป ทักษะการจัดการโครงการเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับนักธุรกิจทุกประเภทตั้งแต่ผู้ประกอบการจนถึงซีอีโอขององค์กร แต่การประสานงานโครงการอาจซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่เชี่ยวชาญในโครงการ หากบุคลากรส่วนประกอบบันทึกเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบไม่มาพร้อมกันในเวลาที่เหมาะสมจะพลาดกำหนดเวลาและเงินหายไป
ด้วยการวางแผนการคำนวณการกำหนดตารางเวลาและการติดตามที่เข้าสู่โครงการได้สำเร็จจนทำให้ผู้คนจำนวนมากหันมาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อขอความช่วยเหลืออัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร?
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระยะครอบคลุมหลากหลายประเภทซอฟต์แวร์ที่สามารถรวมฟังก์ชั่นต่างๆ โปรแกรมส่วนใหญ่รวมถึงแผนภูมิแกนต์ (แผนภูมิแท่งที่แสดงตารางเวลาของโครงการ), กราฟ, ใบบันทึกเวลา, การมอบหมายงานและเหตุการณ์สำคัญ ซอฟต์แวร์ PM บางตัวสามารถติดตามค่าใช้จ่ายควบคุมทรัพยากรตรวจสอบงบประมาณและคำนวณค่าใช้จ่าย
ซอฟต์แวร์นี้สามารถติดตั้งได้โดยตรงบนเครื่องหรือสามารถเรียกใช้ออนไลน์เป็นโปรแกรมบนคลาวด์ เวอร์ชันคลาวด์ส่วนใหญ่ - และบางโปรแกรมที่ติดตั้ง - รวมถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกัน
ประวัติศาสตร์
ประวัติความเป็นมาของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนั้นโบราณเมื่อเทียบกับเทคโนโลยีในปัจจุบัน ในความเป็นจริงต้นกำเนิดของมันมีอายุย้อนไปถึงปี 1957 เมื่อ John Mauchly และ J. Presper Eckert Jr. นักออกแบบของ Electrical Numerical Integrator และคอมพิวเตอร์ (รู้จักกันในชื่อ ENIAC - ใช่, ที่ ENIAC) ถูกขอให้พัฒนาโครงการสำหรับวิธีการหาเส้นทางวิกฤต (CPM) (หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ENIAC และประวัติของมันโปรดดู The Women of ENIAC: Programming Pioneers)
แอปพลิเคชั่น CPM Mauchly และ Eckert ที่สร้างขึ้นไม่ได้เป็นเพียงตัวอย่างแรกของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่ยังเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ตัวแรกที่วิ่งบนคอมพิวเตอร์ที่มีหน่วยความจำที่เก็บไว้ เมื่อการจัดการโครงการมีความซับซ้อนมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมาซอฟต์แวร์ขั้นสูงจึงได้รับการพัฒนาเพื่อให้ทันกับงานที่เกี่ยวข้อง
มันทำงานยังไง?
พูดง่ายๆคือซอฟต์แวร์ PM เก็บรายละเอียดโครงการและทรัพยากรไว้ในที่เดียว ประโยชน์หลักคือประหยัดเวลา (โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับซอฟต์แวร์ขั้นสูงที่สามารถคำนวณและหมายเลขโครงการ) และความสามารถในการแบ่งปันการอัปเดตและข้อมูลใหม่อย่างรวดเร็วผ่านเครื่องมือการทำงานร่วมกัน
แม้ว่าซอฟต์แวร์นี้สามารถมาพร้อมกับคุณสมบัติที่แตกต่างหลากหลาย แต่มีสองประเภทหลัก: ติดตั้งและโฮสต์ ซอฟต์แวร์ PM เวอร์ชันที่ติดตั้งทำงานโดยตรงจากพีซีหรือแล็ปท็อปของคุณและจัดเก็บโปรแกรมและไฟล์ทั้งหมดในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ด้วยซอฟต์แวร์ที่โฮสต์หรือบนระบบคลาวด์โปรแกรมจะทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์และไฟล์จะถูกจัดเก็บในเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่ผู้ผลิตซอฟต์แวร์เป็นเจ้าของและดูแลรักษา
ไม่มีข้อบกพร่องไม่มีความเครียด - คู่มือแบบเป็นขั้นตอนเพื่อสร้างซอฟต์แวร์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตโดยไม่ทำลายชีวิตของคุณ
คุณไม่สามารถพัฒนาทักษะการเขียนโปรแกรมของคุณเมื่อไม่มีใครใส่ใจคุณภาพของซอฟต์แวร์
ในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีเซิร์ฟเวอร์ของตัวเองและพนักงานไอทีมักเลือกใช้ซอฟต์แวร์ PM ที่ติดตั้งเพื่อความมั่นคงและความแข็งแกร่งของแบรนด์ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจขนาดกลางจำนวนมากเลือกใช้ซอฟต์แวร์โฮสต์ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระบบคลาวด์มีประโยชน์หลายประการรวมถึงความสามารถในการเข้าถึงโปรแกรมจากอุปกรณ์ใด ๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและลดค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เนื่องจากไม่มีการติดตั้งจึงมีการซื้อซอฟต์แวร์ที่โฮสต์บนพื้นฐานการสมัครสมาชิกรายเดือน (หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูคู่มือผู้เริ่มต้นใช้งานบนคลาวด์: สิ่งนี้มีความหมายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก)
วิธีใช้ในโลกเทค
หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือคุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้จัดการโครงการเพื่อค้นหาการใช้งานสำหรับโปรแกรมเหล่านี้ ในหลายกรณีซอฟต์แวร์นี้ถูกใช้โดยผู้ประกอบการและธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีงบประมาณหรือทรัพยากรในการจ้างผู้จัดการโครงการเฉพาะ บริษัท ขนาดใหญ่มักจะใช้ซอฟต์แวร์เพื่อประสานงานทีมภายในกับผู้จัดการโครงการภายนอก ผู้เชี่ยวชาญ PM บางคนใช้รูปแบบของซอฟต์แวร์นี้เพื่อเสริมความพยายามของพวกเขาและนำความสามารถในการจัดการและระบบอัตโนมัติมาสู่โครงการมากขึ้น
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมอยู่ในหน้าเดียวกันตระหนักถึงเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดและดำเนินงานที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเพื่อดำเนินโครงการให้เสร็จตรงเวลาและภายในงบประมาณ
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
ในขณะที่ซอฟต์แวร์ PM นั้นมีประโยชน์อย่างแน่นอน แต่ก็มีข้อเสียคือ หนึ่งในปัญหาหลักที่ผู้ใช้พบคือการขาดการปรับแต่ง ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่มีวัตถุประสงค์ทั่วไปและได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานในอุตสาหกรรมและประเภทโครงการ สำหรับโครงการเฉพาะอุตสาหกรรมเช่นการพัฒนาซอฟต์แวร์โปรแกรมการจัดการโครงการทั่วไปไม่ได้มีประโยชน์อะไรมากไปกว่าการใช้สเปรดชีต Excel เพื่อติดตามรายละเอียด
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถสร้างจุดเน้นที่ไม่สม่ำเสมอสำหรับวงจรชีวิตของโครงการ ตัวอย่างเช่นการกำหนดค่าเริ่มต้นเป็นมุมมองแผนภูมิ Gantt อาจทำให้ทีมโครงการข้ามหรือเลื่อนการทำงานพื้นฐานที่สำคัญช่วงต้นเช่นวัตถุประสงค์และกระบวนการเหตุการณ์ตรรกะ เมื่อความผิดพลาดหรือการละเว้นเกิดขึ้นในช่วงต้นของโครงการผลกระทบระลอกสามารถบังคับให้ทีมกลับไปสู่จุดเริ่มต้นซึ่งอาจหมายถึงเวลาและเงินที่เสียไปรวมถึงความล้มเหลวในการบรรลุเป้าหมายหรือกำหนดเวลา
อนาคตของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
ซอฟต์แวร์ PM สามารถช่วยปรับปรุงและลดความซับซ้อนของโครงการ ด้วยการเติบโตของผู้ประกอบการและธุรกิจขนาดเล็ก - และบรรยากาศทางเศรษฐกิจโดยทั่วไปที่ส่งเสริมการลดค่าใช้จ่ายทุกที่ที่เป็นไปได้ - ดูเหมือนว่าซอฟต์แวร์นี้มีไว้สำหรับการใช้งานที่แพร่หลายมากขึ้น
ในอนาคตมีแนวโน้มที่จะเห็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่แก้ไขปัญหาของการไม่เจาะจงและการมุ่งเน้นที่เบ้ทำให้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้สามารถเข้าถึงได้มากขึ้นและมีประโยชน์สำหรับธุรกิจจำนวนมาก