เนื้อหา
- มีระบบตั๋ว
- ... หรืออย่างน้อยที่อยู่เฉพาะ
- จำนวนน้อยลง
- ให้ข้อมูลเกี่ยวกับบักที่รู้จัก
- สร้างฟอรัม
- ตอบกลับเป็นการส่วนตัว
- ระบุกรอบเวลา
- แสวงหาคำติชม
- อย่าทนต่อการละเมิด
- เป็นมืออาชีพ
ที่มา: Esignn / Dreamstime.com
Takeaway:
แผนกไอทีมีจานวนมากเสมอ นี่คือวิธีการบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานได้ราบรื่นขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
สำหรับ บริษัท หลายแห่งแผนกไอทีทำหน้าที่เป็นศูนย์กระดูกสันหลังและเส้นประสาททำให้การไหลของข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นทั่วทั้งระบบ แผนกไอทีครองตำแหน่งที่ไม่ซ้ำกันในลำดับชั้นของ บริษัท หน้าที่ของมันไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับการดำเนินงานหลักของ บริษัท (แน่นอนว่าทุก บริษัท มีแผนกไอทีตั้งแต่อาหารจนถึงแฟชั่น) แต่มันไม่ได้เป็นอิสระจากแผนกอื่น ๆในขณะที่บุคลากรด้านไอทีไม่จำเป็นต้องอยู่ใต้บังคับบัญชาของพนักงานคนอื่น ๆ แต่พวกเขายังคงรักษาตำแหน่งการบริการลูกค้าไว้ได้ การให้การสนับสนุนด้านไอทีแก่พนักงานเป็นงานที่สำคัญสำหรับแผนกไอทีใด ๆ ใน บริษัท สิ่งนี้ทำให้คนใน บริษัท สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพของ บริษัท แล้วพวกเขาจะทำงานให้ดีขึ้นได้อย่างไร นี่คือเคล็ดลับ 10 ข้อที่ฝ่ายไอทีควรพิจารณา (การทำงานใน IT มีข้อเสียอ่านเพิ่มเติมใน 10 เหตุผลที่ไม่จ่ายเงินเพื่อเป็น IT Guy)
มีระบบตั๋ว
บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งที่ให้การสนับสนุนทางเทคนิคแก่ลูกค้าของพวกเขามีระบบตั๋วเพื่อติดตามงานของพวกเขาและติดตามความคืบหน้าในงานใด ๆ แม้ว่าภายในของมันระบบตั๋วที่เรียบง่ายสามารถช่วยจัดระเบียบแผนกเพื่อให้เทคโนโลยีไม่ได้มองเห็นสิ่งที่ต้องทำ สิ่งพื้นฐานที่สุดที่ระบบตั๋วควรมีคือความสามารถในการตอบกลับอัตโนมัติด้วยหมายเลขตั๋วและฟิลด์ "บันทึก" เพื่อให้ช่างเทคนิคสามารถบันทึกข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับความคืบหน้าของตั๋วได้... หรืออย่างน้อยที่อยู่เฉพาะ
บาง บริษัท อาจไม่มีทรัพยากร (หรือต้องการ) เพื่อให้ระบบตั๋วทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ทางเลือกที่ดีคือการตั้งค่าที่อยู่เฉพาะสำหรับคำถามและปัญหาการสนับสนุนโดยมีการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้รายใหม่จำนวนน้อยลง
ใช้เวลาตอบคำถามที่ถูกต้องในหนึ่งข้อ ปัญหาที่บุคลากรไอทีส่วนใหญ่มีคือพวกเขามักจะเสียเวลาเพียงแค่เขียนหรือส่งกลับไปกลับมา ตัวอย่างเช่นหากพวกเขาได้รับข้อความว่า "ฉันไม่สามารถรับได้" พวกเขาอาจตอบกลับอย่างรวดเร็วด้วย "คุณใช้อุปกรณ์อะไรอยู่" ซึ่งสามารถรับการตอบกลับของ "แล็ปท็อปของฉัน" ซึ่งพวกเขาจะตอบกลับ "ระบบปฏิบัติการคืออะไร" แท้จริงนี้สามารถไปได้ทั้งวัน แต่ควรใช้เวลาในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการในที่เดียวจากนั้นให้คำตอบเดียว การใช้เวลาสองสามนาทีในการตอบกลับรายละเอียดของบุคคลนั้นสามารถช่วยลดการสนทนาไปมาได้อย่างไม่รู้จบให้ข้อมูลเกี่ยวกับบักที่รู้จัก
ระบุคำถามที่พบบ่อยหรือหน้า "รู้จักข้อบกพร่อง" คนส่วนใหญ่มีปัญหาเช่นเดียวกับผู้ใช้รายอื่น โดยการให้คำถามที่พบบ่อยสำหรับทุกคนหรืออาจเป็นหน้าที่มีรายละเอียดข้อบกพร่องที่ทราบ (และสิ่งที่กำลังทำเกี่ยวกับพวกเขา) แผนกไอทีสามารถลดความซ้ำซ้อนที่พวกเขาต้องตอบ - ไม่ต้องพูดถึงความเกลียดชัง ได้รับการแก้ไขสร้างฟอรัม
สำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีฐานผู้ใช้ขนาดใหญ่อาจสร้างความเหมาะสมในการสร้างฟอรัมที่ผู้คนสามารถระบุปัญหาหรือข้อกังวลของพวกเขาได้ สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถตอบสนองซึ่งกันและกันและช่วยเหลือซึ่งกันและกันตอบกลับเป็นการส่วนตัว
สิ่งนี้ดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่าย ๆ หรือเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แต่แผนกไอทีหลายแห่งยังคงใช้ "ทีม" หรือ "ทีมสนับสนุนของคุณ" เมื่อจัดการกับคำขอ สิ่งนี้ไม่เพียง แต่สร้างความรำคาญให้แก่ผู้ใช้จำนวนมาก แต่ยังสามารถทำให้ดูเหมือนว่าฝ่ายกำลังพยายามหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบและความรับผิดชอบ หากพนักงานไอทีตอบสนองต่อคำขอแต่ละรายการเป็นการส่วนตัวและรวมชื่อของพวกเขาสิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการจัดการและขอวิธีการรับคน ๆ หนึ่งเมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือระบุกรอบเวลา
บอกให้คนอื่นทราบเมื่อมีปัญหาจะได้รับการแก้ไข อีกครั้งนี่คือสิ่งที่อาจดูเหมือนสามัญสำนึก แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ใช้เวลากับบุคคลที่ขอความช่วยเหลือเมื่อปัญหาได้รับการแก้ไข ไม่เพียง แต่มีความสุภาพเท่านั้น แต่ยังให้การประทับเวลาและเส้นทางกระดาษหากมีปัญหาอื่นเกิดขึ้นแสวงหาคำติชม
แผนกหรือ บริษัท ใดต้องการทราบว่าพวกเขากำลังทำอะไรและพวกเขาสามารถปรับปรุงบริการของพวกเขาได้อย่างไร หลังจากแก้ไขคำขอเป็นความคิดที่ดีในการขอความคิดเห็นจากพนักงาน เตรียมลิงค์ให้พร้อมกับแบบฟอร์มหรือถามพวกเขาว่าพวกเขาคิดอย่างไรกับบริการอย่าทนต่อการละเมิด
เป็นเรื่องง่ายสำหรับคนที่จะท้อแท้โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานในงานที่มีแรงกดดันสูง ในบางกรณีอาจหมายถึงการทำให้คนอื่นผิดหวังเช่นพนักงานไอทีในขณะที่ผู้บริหารหลายคนมองว่าเจ้าหน้าที่ไอทีเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาเป็นคนรับใช้ ผู้จัดการและหัวหน้าแผนกไอทีไม่ควรยอมให้มีการใช้งานในทางที่ผิดจากแผนกอื่น ๆเป็นมืออาชีพ
เนื่องจากแผนกไอทีจัดการเรื่องภายในเป็นส่วนใหญ่จึงเป็นเรื่องง่ายหรือไม่ง่ายเมื่อพูดถึงการจัดการคำขอ อย่างไรก็ตามบุคลากรด้านไอทีควรฉายภาพมืออาชีพหรือเสียงที่เป็นมิตรเสมอเมื่อตอบสนองต่อคำขอ มารยาทอาจไปไกลนี่เป็นเพียงเคล็ดลับที่จะช่วยให้แผนกไอทีให้บริการที่ดีขึ้นแก่ บริษัท ของพวกเขา หากคุณมีเคล็ดลับอื่น ๆ โปรดแบ่งปัน @Techopedia