เนื้อหา
- ตั้งค่าความคาดหวัง
- การจัดการความคาดหวัง
- เพิ่มการสื่อสาร
- ไม่มีข้อบกพร่องไม่มีความเครียด - คู่มือแบบเป็นขั้นตอนเพื่อสร้างซอฟต์แวร์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตโดยไม่ทำลายชีวิตของคุณ
- เผชิญกับความทุกข์ยาก
- กุญแจสู่การจัดการโครงการที่ราบรื่น
Takeaway:
ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่แผนกไอทีส่วนใหญ่เผชิญไม่ใช่ด้านเทคนิค - เป็นเรื่องส่วนตัว
หนึ่งในประเด็นที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคที่ใหญ่ที่สุดที่มีผลต่อแผนกไอทีขององค์กรส่วนใหญ่ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการ เมื่อพูดถึงการจัดการกับผู้ใช้ปลายทางทุกคนจะต้องอยู่ในหน้าเดียวกันและรู้ว่าจะต้องทำอะไร - และเมื่อใด และที่สำคัญ: การจัดการความคาดหวังของผู้ใช้ ฟังดูง่าย แต่มักจะไปไกลในการทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นเมื่อจัดการกับคนที่ใช้ชุดแอปพลิเคชันในแต่ละวัน
แผนกไอทีที่ล้มเหลวในสิ่งนี้สามารถประสบได้จริง ๆ เนื่องจากปัญหาที่เกิดขึ้นกับการไม่พอใจต่อแผนก นั่นทำให้โครงการยากขึ้นสำหรับทุกคน (สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนับสนุนโปรดดู 10 เคล็ดลับในการให้การสนับสนุนด้านไอทีที่ดีกว่า)
ตั้งค่าความคาดหวัง
หากคุณเคยทำงานด้านไอทีมาระยะหนึ่งคุณอาจนึกถึงโครงการตั๋วและเอกสารสำคัญที่แผนกไอทีถูกตำหนิสำหรับโครงการตั๋วหรือการเปิดตัวล่าช้า แต่ไม่ใช่สิ่งที่ถูกร้องขอในตอนเริ่มต้นหรือเพียงแค่ ธรรมดาไม่ดีพอ เมื่อความคาดหวังของชุมชนผู้ใช้ปลายทาง (EUC) ใกล้เคียงกับแนวคิดของความเป็นจริง - หรือแม้แต่เบ้เล็กน้อย - การวิจารณ์ของพวกเขาอาจเป็นการรบกวนที่ไม่เป็นที่พอใจ
แม้แต่เรื่องง่าย ๆ เช่นบัญชีผู้ใช้ใหม่อาจทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างแผนกหรือแม้แต่ความบาดหมางระหว่างสำนักงานขนาดใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการสร้างความคาดหวังที่สมจริงและตอบสนองพวกเขาทุกครั้ง นั่นหมายความว่าฝ่ายไอทีจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าโครงการจะใช้เวลานานเท่าใดและจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อโครงการเสร็จสิ้น ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานห้าคนหรือกลุ่ม บริษัท ข้ามชาติแจ้งผู้ที่จะใช้ทรัพยากรไอทีเกี่ยวกับสิ่งที่แผนกไอทีสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้ ในกรณีส่วนใหญ่ปัญหาไม่ได้เกิดจากความสำเร็จด้านไอที แต่จากสิ่งที่พนักงานคนอื่น ๆ เชื่อว่าควรจะทำได้ หน่วยงานที่สามารถหลีกเลี่ยงการตัดการเชื่อมต่อชนิดนั้นจะไปไกลต่อการหลีกเลี่ยงกลุ่มอาการ "โทษไอที"
การจัดการความคาดหวัง
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มจัดการความคาดหวังของชุมชนผู้ใช้ปลายทางคือการใช้นโยบายในการจัดทำข้อตกลงระดับบริการ (SLA) สำหรับบริการทั้งหมด หลายคนในสาขาเทคนิคเชื่อมโยง SLA กับผู้ขายภายนอก แต่ความคิดเดียวกันนี้สามารถใช้กับลูกค้าภายในได้เช่นกัน - และควรเป็น สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางมีกรอบของสิ่งที่คาดหวังเมื่อร้องขอบริการและทำให้ทุกคนถ้าไม่อยู่ในหน้าเดียวกันอย่างน้อยในบทเดียวกัน
แพคเกจซอฟต์แวร์ที่มีปัญหาตั๋วส่วนใหญ่มีโมดูลสำหรับการตั้งค่า SLAs หากคุณมี SLA สำหรับลูกค้าภายในของคุณอยู่แล้วขอแสดงความยินดีแผนกของคุณกำลังติดตามอยู่
เพิ่มการสื่อสาร
ตอนนี้คุณได้วางรากฐานคุณต้องติดตามการสื่อสาร สำหรับโครงการระยะยาวและโครงการระยะสั้นมันยังคงมีความจำเป็นที่จะต้องทำให้ทุกฝ่ายอยู่ในความคืบหน้าและความพ่ายแพ้ ความคาดหวังสามารถไปได้ทั้งทางในการเต้นของหัวใจและคุณอาจมีความสุขในการเปิดตัวโครงการหากคุณพลาดไทม์ไลน์ที่คุณกำหนดสิ่งต่าง ๆ อาจเสื่อมลงอย่างรวดเร็ว สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ จะทำลายค่าความนิยมที่ฝ่ายไอทีได้ทำงานเพื่อให้บรรลุผลได้เร็วกว่าการสื่อสารผิดพลาดและการเลื่อนกำหนดส่ง
โอ้และถ้าคุณพลาดกำหนดเวลาคุณควรสื่อสารด้วยเหตุผลที่รวดเร็วและสมเหตุสมผลสำหรับความล่าช้า การเปิดรับการติดต่อสื่อสารจะช่วยหลีกเลี่ยงขนที่น่าระทึกใจและมั่นใจได้ว่าทุกคนมีความรู้สึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการเข้าร่วมโครงการ หากผู้ใช้ปลายทางของคุณไม่ได้ยินจากคุณพวกเขาอาจคิดว่าทุกอย่างเป็นไปได้ หากสิ่งนี้ไม่ใช่กรณีคุณจะล้มเหลวอย่างมากโดยไม่สามารถทำตามความคาดหวังได้
ไม่มีข้อบกพร่องไม่มีความเครียด - คู่มือแบบเป็นขั้นตอนเพื่อสร้างซอฟต์แวร์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตโดยไม่ทำลายชีวิตของคุณ
คุณไม่สามารถพัฒนาทักษะการเขียนโปรแกรมของคุณเมื่อไม่มีใครใส่ใจคุณภาพของซอฟต์แวร์
เผชิญกับความทุกข์ยาก
เมื่อคุณได้รับความสามัคคีกับชุมชนผู้ใช้ของคุณและทุกคนทำงานร่วมกันคุณอาจคิดว่าคุณได้บรรลุนิพพานในที่ทำงาน ไม่เร็วนัก ทันใดนั้นเซิร์ฟเวอร์หรือ (แทรกการหยุดทำงานที่เกี่ยวข้องที่นี่) ได้รับความล้มเหลวจากภัยพิบัติบางประเภทและคุณมีภารกิจที่สำคัญยิ่งในระบบ นี่เป็นโอกาสอีกครั้งในการจัดการความคาดหวังของผู้ใช้ของคุณเพื่อลดความฟุ้งซ่านเพื่อช่วยแก้ไขปัญหาไฟดับอย่างรวดเร็วและไม่มีปัญหาเพิ่มเติม
หากคุณล้มเหลวในการทำเช่นนี้คุณจะถูกน้ำท่วมด้วยรายงานที่ดับและสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คำถาม นี้จะประสบความสำเร็จในการพัดเปลวไฟแห่งความขุ่นมัว
นี่คือสิ่งที่ต้องทำ: เมื่อเกิดการขัดข้องคุณต้องมีมากกว่าหนึ่งวิธีในการกำจัดคำ ที่ควรจะสอดคล้องและซื่อสัตย์ ดังนั้นหากคุณพูดว่าไฟฟ้าดับจะได้รับการแก้ไขภายในสองชั่วโมงผู้ใช้ปลายทางของคุณจะคาดหวังว่าจะแล้วเสร็จในช่วงเวลานั้น ซึ่งหมายความว่าคุณควรหลีกเลี่ยงการประเมินในแง่ดีเพื่อทำให้คนมีความสุข นอกจากนี้หากปัญหานี้ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ปลายทางของคุณให้ทำการแก้ไขเป็นลำดับความสำคัญ เมื่อไฟดับนั้นได้รับการแก้ไขในเวลาที่เหมาะสมคุณและทีมของคุณสามารถกลับไปที่การเขียนโปรแกรมตามกำหนดเวลาปกติของคุณ
กุญแจสู่การจัดการโครงการที่ราบรื่น
เลือดไม่ดีมักจะพัฒนาไปสู่หน่วยงาน - และต่อมาภายในพวกเขา นี่เป็นเรื่องธรรมดาที่สุดเมื่อแผนกไอทีและผู้ใช้ปลายทางไม่สามารถสื่อสารได้และเมื่อแผนกไอทีไม่สามารถจัดการและตอบสนองความคาดหวังของผู้ใช้ปลายทาง ผู้จัดการโครงการด้านไอทีที่สามารถควบคุมการตั้งค่าและความคาดหวังในการประชุมได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องใช้เวลานานมากในการทำให้ผู้ใช้มีความสุขซึ่งจะเกิดขึ้นตามธรรมชาติ (ต้องการปีนบันไดอาชีพด้านไอทีอ่านวิธีการเป็นผู้อำนวยการด้านไอที: เคล็ดลับจากด้านบน)